«Κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, το οποίο δύναται να είναι και σε μορφή μηχανογραφημένων σελίδων.
Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη « Βιβλίο αδειών» και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες:
Ονοματεπώνυμο μισθωτών,
ημερομηνία πρόσληψης,
αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας,
χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας,
αποδοχές αδείας και
επίδομα αδείας.
Ειδικώς, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό της μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψης της κανονικής άδειας.
Τα ανωτέρω στοιχεία πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του Σ.ΕΠ.Ε. που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής του παρόντος.»
Ονοματεπώνυμο μισθωτών,
ημερομηνία πρόσληψης,
αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας,
χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας,
αποδοχές αδείας και
επίδομα αδείας.
Ειδικώς, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό της μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψης της κανονικής άδειας.
Τα ανωτέρω στοιχεία πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του Σ.ΕΠ.Ε. που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής του παρόντος.»
Και σύμφωνα με την περίπτωση 3β της παραγράφου 2 της Υποπαραγράφου ΙΑ.5 του πρώτου άρθρου του Ν.4254/2014:
«Ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας ΣΕΠΕ-ΟΑΕΔ-ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, με την ονομασία «ΕΡΓΑΝΗ», εντός του μηνός Ιανουαρίου, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος», κάθε εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποίηση, με το έντυπο Ε11 ηλεκτρονικά στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, εντός του μηνός Ιανουαρίου (από 01/01 έως και 31/01 εκάστου έτους), στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο Βιβλίο Αδειών.
Κάθε εργοδότης νοείται και των συμπεριλαμβανομένων και των αναφερομένων στο « Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης » του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, που απασχολεί εργαζόμενους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου ( είτε ορισμένου είτε αορίστου χρόνου). Εξαιρούνται από την διαδικασία υποβολής οι ανωτέρω φορείς που ακολουθούν για τη χορήγηση αδειών στο με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους τις διατάξεις του Ν.3528/2007 «Υπαλληλικός Κώδικας» και του Ν.3584/2007 «Κύρωση του Κώδικα Κατάστασης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων» όπως ισχύουν (αρ.πρωτ. 13146/37/6.4.2015).
Στο Βιβλίο Αδειών αποβλέπεται η αποτύπωση της πραγματικής εικόνας της επιχείρησης, θα πρέπει να καταχωρείται το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης δεδομένου ότι οι διατάξεις περί χορήγησης ετήσιας κανονικής άδειας είναι αναγκαστικού δικαίου και συνεπώς όλοι οι εργαζόμενοι την δικαιούνται (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Επομένως με βάση τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στο ειδικό « Βιβλίο Αδειών » αναφορικά με τις δικαιούμενες και τις πραγματικά χορηγηθείσες ημέρες αδείας του συνόλου των εργαζομένων και σύμφωνα με τις πραγματικά καταβληθείσες αποδοχές χορηγηθείσας αδείας και επιδόματος αδείας, θα συμπληρώνεται αντίστοιχα και το έντυπο Ε11 (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Συγκεκριμένα:
Σε περίπτωση κατά την οποία χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, υφίσταται υποχρέωση συμπλήρωσης των αντίστοιχων στηλών του Εντύπου Ε11 (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Σε περίπτωση, κατά την οποία, παρανόμως δεν χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, συμπληρώνεται, μεταξύ των άλλων, ο αριθμός των χορηγηθεισών ημερών αδείας ( εάν υφίστανται ), καθώς και οι πραγματικός καταβληθείσες αποδοχές αδείας και επιδόματος αδείας (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Σε περίπτωση, λύσης της σχέσεως εργασίας μισθωτού ( όπως ιδίως, καταγγελία σύμβασης ή οικειοθελή αποχώρηση ) με οποιονδήποτε τρόπο πριν χορηγηθεί το σύνολο της αδείας, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, θα πρέπει να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων, ο λόγος της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Εάν ο λόγος μη χορήγησης του συνόλου ή μέρους της δικαιούμενης αδείας είναι η αντικειμενική αδυναμία χορήγησής της, εκ μέρους του εργοδότη, όπως ιδίως λόγω μακροχρόνιας ασθένειας, ειδικών αδειών που οφείλονται σε εγκυμοσύνη/μητρότητα, άδειας άνευ αποδοχών, στράτευσης κ.λ.π., του εργαζόμενου, θα πρέπει, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων η αιτία της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Σε περίπτωση που στο προσωπικό ιδιωτικού δικαίου, « Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης » του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, για το οποίο εφαρμόζεται η εργατική νομοθεσία ως προς τη χορήγηση ετήσιας κανονικής αδείας δεν χορηγείται επίδομα αδείας λόγω υπαγωγής του στο Ενιαίο Μισθολόγιο, το αντίστοιχο πεδίο του εντύπου Ε11 συμπληρώνεται μηδενικό και αναγράφεται η σχετική πληροφορία στο πεδίο παρατηρήσεων. Στο τελευταίο δε πεδίο μπορεί να αναγράφεται κάθε χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά είτε τις αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας, είτε τον ίδιο τον εργαζόμενο και την εργασιακή του σχέση κατά την διάρκεια του ημερολογιακού έτους, στο οποίο αναφέρεται το έντυπο Ε11 (π.χ. αναφορά τυχόν ισχύουσας ρύθμισης αυτοδίκαιης μεταφοράς άδειας στο επόμενο έτος ή αποζημίωσης μη ληφθείσης αδείας ένεκα υπάρξεως σπουδαίου λόγου ή περισσότερων της μιας συμβάσεων εργασίας ορισμένου χρόνου ή συμβάσεως εργασίας ορισμένου χρόνου που έληξε στο επόμενο της συνάψεως της έτος) (αρ.πρ. 13146/37/6.4.2015)
Αν μέσα στο ίδιο εργασιακό έτος υπάρχουν περισσότερες συμβάσεις εργασίας του μισθωτού στον ίδιο εργοδότη , όπως π.χ. συμβαίνει στα φροντιστήρια, όπου μέσα στο ίδιο έτος υπάρχει το υπόλοιπο της συμβάσεως του ορισμένου χρόνου του προηγουμένου έτους και η αρχή της συμβάσεως του τρέχοντος έτους , επειδή στο έγγραφο Ε11 δεν μπορεί να αναφερθεί σε διαφορετικές στήλες, ούτε να γίνει δεύτερη εγγραφή για τον ίδιο μισθωτό, ο αριθμός ημερών αδείας και οι αποδοχές-επίδομα αδείας που δικαιούται ο μισθωτός για την κάθε σύμβαση εργασίας, πρέπει να αναφέρεται στην μια και μοναδική στήλη το σύνολο των ημερών αδείας ( στήλη αριθμού « δικαιούμενων » ημερών αδείας ), και στην μία επίσης και μοναδική στήλη των αποδοχών και του επιδόματος αδείας, να αναφέρεται το σύνολο των αποδοχών και το σύνολο του επιδόματος αδείας που έχει καταβληθεί. Στις παρατηρήσεις πρέπει να αναγραφεί ότι πρόκειται για δύο άδειες λόγω των δύο συμβάσεων.
Τέλος, ως ημερομηνία υποβολής του εντύπου θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτού στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα - εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.
Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή.
Σε περίπτωση παρέλευσης της προβλεπόμενης προθεσμίας, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή κατά τη μεταβατική περίοδο, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής.».
Κάθε εργοδότης νοείται και των συμπεριλαμβανομένων και των αναφερομένων στο « Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης » του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, που απασχολεί εργαζόμενους με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου ( είτε ορισμένου είτε αορίστου χρόνου). Εξαιρούνται από την διαδικασία υποβολής οι ανωτέρω φορείς που ακολουθούν για τη χορήγηση αδειών στο με εξαρτημένη σχέση εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικό τους τις διατάξεις του Ν.3528/2007 «Υπαλληλικός Κώδικας» και του Ν.3584/2007 «Κύρωση του Κώδικα Κατάστασης Δημοτικών και Κοινοτικών Υπαλλήλων» όπως ισχύουν (αρ.πρωτ. 13146/37/6.4.2015).
Στο Βιβλίο Αδειών αποβλέπεται η αποτύπωση της πραγματικής εικόνας της επιχείρησης, θα πρέπει να καταχωρείται το σύνολο των εργαζομένων της επιχείρησης δεδομένου ότι οι διατάξεις περί χορήγησης ετήσιας κανονικής άδειας είναι αναγκαστικού δικαίου και συνεπώς όλοι οι εργαζόμενοι την δικαιούνται (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Επομένως με βάση τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στο ειδικό « Βιβλίο Αδειών » αναφορικά με τις δικαιούμενες και τις πραγματικά χορηγηθείσες ημέρες αδείας του συνόλου των εργαζομένων και σύμφωνα με τις πραγματικά καταβληθείσες αποδοχές χορηγηθείσας αδείας και επιδόματος αδείας, θα συμπληρώνεται αντίστοιχα και το έντυπο Ε11 (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Συγκεκριμένα:
Σε περίπτωση κατά την οποία χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, υφίσταται υποχρέωση συμπλήρωσης των αντίστοιχων στηλών του Εντύπου Ε11 (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Σε περίπτωση, κατά την οποία, παρανόμως δεν χορηγήθηκε το σύνολο της νομίμως δικαιούμενης άδειας εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος, συμπληρώνεται, μεταξύ των άλλων, ο αριθμός των χορηγηθεισών ημερών αδείας ( εάν υφίστανται ), καθώς και οι πραγματικός καταβληθείσες αποδοχές αδείας και επιδόματος αδείας (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Σε περίπτωση, λύσης της σχέσεως εργασίας μισθωτού ( όπως ιδίως, καταγγελία σύμβασης ή οικειοθελή αποχώρηση ) με οποιονδήποτε τρόπο πριν χορηγηθεί το σύνολο της αδείας, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, θα πρέπει να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων, ο λόγος της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Εάν ο λόγος μη χορήγησης του συνόλου ή μέρους της δικαιούμενης αδείας είναι η αντικειμενική αδυναμία χορήγησής της, εκ μέρους του εργοδότη, όπως ιδίως λόγω μακροχρόνιας ασθένειας, ειδικών αδειών που οφείλονται σε εγκυμοσύνη/μητρότητα, άδειας άνευ αποδοχών, στράτευσης κ.λ.π., του εργαζόμενου, θα πρέπει, εκτός της συμπλήρωσης των σχετικών στηλών του εντύπου Ε11, να αναγράφεται στη στήλη των παρατηρήσεων η αιτία της μη χορήγησης του συνόλου της δικαιούμενης άδειας (αρ.πρωτ. 3631/87/27.1.2015).
Σε περίπτωση που στο προσωπικό ιδιωτικού δικαίου, « Μητρώο Δημοσίων Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης » του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, για το οποίο εφαρμόζεται η εργατική νομοθεσία ως προς τη χορήγηση ετήσιας κανονικής αδείας δεν χορηγείται επίδομα αδείας λόγω υπαγωγής του στο Ενιαίο Μισθολόγιο, το αντίστοιχο πεδίο του εντύπου Ε11 συμπληρώνεται μηδενικό και αναγράφεται η σχετική πληροφορία στο πεδίο παρατηρήσεων. Στο τελευταίο δε πεδίο μπορεί να αναγράφεται κάθε χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά είτε τις αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας, είτε τον ίδιο τον εργαζόμενο και την εργασιακή του σχέση κατά την διάρκεια του ημερολογιακού έτους, στο οποίο αναφέρεται το έντυπο Ε11 (π.χ. αναφορά τυχόν ισχύουσας ρύθμισης αυτοδίκαιης μεταφοράς άδειας στο επόμενο έτος ή αποζημίωσης μη ληφθείσης αδείας ένεκα υπάρξεως σπουδαίου λόγου ή περισσότερων της μιας συμβάσεων εργασίας ορισμένου χρόνου ή συμβάσεως εργασίας ορισμένου χρόνου που έληξε στο επόμενο της συνάψεως της έτος) (αρ.πρ. 13146/37/6.4.2015)
Αν μέσα στο ίδιο εργασιακό έτος υπάρχουν περισσότερες συμβάσεις εργασίας του μισθωτού στον ίδιο εργοδότη , όπως π.χ. συμβαίνει στα φροντιστήρια, όπου μέσα στο ίδιο έτος υπάρχει το υπόλοιπο της συμβάσεως του ορισμένου χρόνου του προηγουμένου έτους και η αρχή της συμβάσεως του τρέχοντος έτους , επειδή στο έγγραφο Ε11 δεν μπορεί να αναφερθεί σε διαφορετικές στήλες, ούτε να γίνει δεύτερη εγγραφή για τον ίδιο μισθωτό, ο αριθμός ημερών αδείας και οι αποδοχές-επίδομα αδείας που δικαιούται ο μισθωτός για την κάθε σύμβαση εργασίας, πρέπει να αναφέρεται στην μια και μοναδική στήλη το σύνολο των ημερών αδείας ( στήλη αριθμού « δικαιούμενων » ημερών αδείας ), και στην μία επίσης και μοναδική στήλη των αποδοχών και του επιδόματος αδείας, να αναφέρεται το σύνολο των αποδοχών και το σύνολο του επιδόματος αδείας που έχει καταβληθεί. Στις παρατηρήσεις πρέπει να αναγραφεί ότι πρόκειται για δύο άδειες λόγω των δύο συμβάσεων.
Τέλος, ως ημερομηνία υποβολής του εντύπου θεωρείται η ημερομηνία επιτυχούς ηλεκτρονικής καταχώρησης αυτού στο σύστημα με αυτόματη απόδοση στον αποστολέα - εργοδότη μοναδικού αριθμού πρωτοκόλλου.
Διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή.
Σε περίπτωση παρέλευσης της προβλεπόμενης προθεσμίας, ηλεκτρονική υποβολή δεν είναι δυνατή κατά τη μεταβατική περίοδο, αλλά ακολουθείται η διαδικασία της κατάθεσης με προσέλευση στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ με ανάλογη εφαρμογή των προβλεπόμενων κυρώσεων από την κείμενη νομοθεσία περί εκπρόθεσμης υποβολής.».
