ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΒΙΒΛΙΩΝ 31/12

      1. ΣΥΝΤΑΞΗ ΦΥΛΛΟΥ ΜΕΡΙΣΜΟΥ
      2. ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΒΙΒΛΙΩΝ
      3. ΣΥΝΤΑΞΗ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ
      4. ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗ ΔΗΛΩΣΕΩΝ
     
     
    Α. ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΤΑΚΤΟΠΟΙΗΣΗΣ
    1. Εκτυπωση Προσωρινου Ισοζυγιου
    2. Ελεγχος των Λογαρισμων και εντοπισμος των λαθων.
    3. Λογαριασμοι ταξεως:Να αντιλογιστει η διαφορα φορολογητεας αξιας
    4. Χρεωστικο υπολοιπο ΦΠΑ να μεταφερθει στον Λ.33
    5. Τα μεταφορικα των αγορων απο τον 64 να μεταφερθουν στον 20 η 24
    6. Ελεγχος πραγματικου υπολοιπου στον 32
    7. Ελεγχος και συμφωνια με εμπορικη διαχειρηση(πελατες,προμηθευτες επιταγες, γραμματια)
    8. Υπολογισμος Αποσβεσεων
    9. Κερδη και ζημιες απο πωληση Παγιων
   10. Υπολογισμος Προβλεψεων.
    Β. ΣΥΝΤΑΞΗ ΦΥΛΛΟΥ ΜΕΡΙΣΜΟΥ
    Γ. ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ κωδ.
    1. Μεταφορα Αρχικων αποθεματων στην Γενικη Εκμεταλλευση
    2. Μεταφορα Αποθεματων Ληξης στην Γενικη Εκμεταλλευση
    3. Μεταφορα ομαδας 20 στην Γενικη Εκμεταλλευση
    4. Μεταφορα ομαδας 24 στην Γενικη Εκμεταλλευση
    5. Μεταφορα ομαδας 25 στην Γενικη Εκμεταλλευση
    6. Μεταφορα ομαδας 26 στην Γενικη Εκμεταλλευση
    7. Μεταφορα ομαδας 28 στην Γενικη Εκμεταλλευση
    8. Μεταφορα ομαδας 60 στην Γενικη Εκμεταλλευση
    9. Μεταφορα ομαδας 61 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   10. Μεταφορα ομαδας 62 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   11. Μεταφορα ομαδας 63 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   12. Μεταφορα ομαδας 64 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   13. Μεταφορα ομαδας 65 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   14. Μεταφορα ομαδας 66 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   15. Μεταφορα ομαδας 70 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   16. Μεταφορα ομαδας 71 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   17. Μεταφορα ομαδας 72 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   18. Μεταφορα ομαδας 73 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   19. Μεταφορα ομαδας 74 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   20. Μεταφορα ομαδας 75 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   21. Μεταφορα ομαδας 76 στην Γενικη Εκμεταλλευση
   22. Μεταφορα ομαδας 78 στην Γενικη Εκμεταλλευση
    Δ. ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ 
    1. Μεταφορα υπολοιπου 80.00 στον 80.01 "Προσδιορισμος Μικτων αποτελεσματων"
    2. Αναλυση βασει του φυλλου μερισμου του 80.01 σε 80.02
"Εξοδα μη προσδιοριστικα των μικτων αποτελεσματων"
    3. Μεταφορα εσοδων μη προσδιοριστικων των μικτων αποτελεσματων απο
       τον 80.01 σε 80.03 (δηλ.τα υπολοιπα των λογ/σμων 74,75,78.05)
       "Εσοδα μη προσδιοριστικα των μικτων αποτελεσματων"
    4. Μεταφορα 80.01.00 σε 86.00.00
                80.02.00 σε 86.00.02
                80.02.02 σε 86.00.04
                80.02.06 σε 86.01.09
    5. Μεταφορα 80.03.00 σε 86.00.01
    6. Μεταφορα 81.00    σε 86.02.07
    7. Μεταφορα 81.01    σε 86.02.00
    8. Μεταφορα 81.02    σε 86.02.08
    9. Μεταφορα 81.03    σε 86.02.01
   10. Μεταφορα 82.00    σε 86.02.09
   11. Μεταφορα 82.01    σε 86.02.02
   12. Μεταφορα 83.11    σε 86.02.10
«Μεταφορα στα Αποτελεσματα Χρησης»
   13. Μεταφορα των υπολοιπων της ομαδας 86 στον 86.99.00
       "Μεταφορα στα καθαρα αποτελεσματα χρησης"
   14. Μεταφορα 86.99.00 σε 88.00.00 (αν ειναι κερδη)
                          η 88.01.00 (αν ειναι ζημιες)
    Ε. ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΦΟΡΟΥ,ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ,ΚΕΡΔΩΝ ΠΡΟΣ ΔΙΑΘΕΣΗ
    1. Χρεωνεται ο λογαριασμος 88.00.00 με ολο το ποσο και κλεινει
       Πιστωνεται ο 88.08.00 με το ποσο του φορου εισοδηματος
       Πιστωνεται με το υπολοιπο που ειναι τα κερδη προς διαθεση
«Υπολογισμος Φορου Εισοδηματος»
    2. Χρεωνεται ο λογαριασμος 88.99.00 με ολο το ποσο
       Πιστωνεται ο 41.02 (μονο στις Α.Ε.)
       Πιστωνεται ο 42.00
«Μεταφορα στα Αποτελεσματα εις Νέο»
    3. Χρεωνεται ο 88.08.00 και πιστωνεται ο 54.07.00
«Φορος Εισοδηματος Τρεχουσας Χρησης»
    4. Πιστωνεται ο  33.13.00 με την προκαταβολη της προηγουμενης
       χρησης και χρεωνεται ο 54.07.00
«Προκαταβολη Εισοδηματος Προηγουμενης Χρησης»
    5. Χρεωνεται ο 33.13.00 με την προκαταβολη της τρεχουσας χρησης
       και πιστωνεται ο 54.07.00
«Προκαταβολη Φορου Τρεχουσας Χρησης»
    6. Πιστωνεται ο 33.13.10 και χρεωνεται ο 54.07.00
«Παρακρατηση Φορου Τεχουσας Χρησης»
    6. Μεταφερεται το υπολοιπο του 54.07.00 στον 54.08.00
«Μεταφ.σε Λογ.Εκκαθ. Φορ-Τελ.Ετ.Δηλ.Εις.»
   ΣΤ. ΜΕΤΑΦΟΡΑ ΥΠΟΛΟΙΠΩΝ ΣΤΟΝ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ
    1. Εκτυπωνεται το Τελικο Ισοζυγιο και μεταφερεται το υπολοιπο
       των λογαριασμων στον 89.01
    Ζ. ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΑΝΟΙΓΜΑΤΟΣ ΧΡΗΣΗΣ κωδ Γ.Λ. 7
    1. Με το τελικο Ισοζυγιο χρησης γινονται ο εγγραφες ανοιγματος
       της νεας χρησης. Τα αρθρα ανοιγματος να ειναι ακριβως ιδια
       με τα αρθρα κλεισιματος για να ειναι πιο ευκολος ο ελεγχος
_




ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ Ε.Γ.Λ.Σ. - ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Οταν λέμε Κλείσιμο Ισολογισμού εννοούμε ένα σύνολο εργασιών και διαδικασιών οι οποίες αποσκοπούν, αφενός στο να δείξουν κάποια ορισμένη  χρονική στιγμή, την οικονομική θέση κάποιας οικονομικής μονάδας και αφετέρου στο να μετρήσουν για κάποιο ορισμένο χρονικό διάστημα (συνήθως ετήσιο) το οικονομικό αποτέλεσμα της μονάδας αυτής. Η οικονομική θέση της οικονομικής μονάδας φανερώνεται μέσω του Ισολογισμού της, ενώ το αποτέλεσμα μέσω της Κατάστασης Αποτελέσματα Χρήσεως. Ο Ισολογισμός είναι μία στατική, οικονομική κατάσταση από την άποψη ότι δείχνει οικονομικά μεγέθη κάποια ορισμένη χρονική στιγμή, ενώ τα  Αποτελέσματα Χρήσεως είναι μία Δυναμική Οικονομική Κατάσταση από την άποψη ότι μετριούνται οικονομικά μεγέθη για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα (συνήθως ετήσιο).
Σαν καταληκτική  ημερομηνία για τις μετρήσεις αυτών των μεγεθών είναι συνήθως η 31-32 κάθε έτους χωρίς όμως να αποκλείεται σε ορισμένες περιπτώσεις να είναι η 30-6 ενώ σε ορισμένες πιο σπάνιες (λ.χ. υποκαταστήματα αλλοδαπών εταιρειών που θέλουν να συμβαδίζουν με την ημερομηνία Κλεισίματος Ισολογισμού αυτής της έδρας) κάποια άλλη ημερομηνία.
Οι διαδικασίες Κλεισίματος Ισολογισμού περιλαμβάνουν μία περίοδο η οποία μπορεί για Ανώνυμες Εταιρείες να διαρκεί και άνω των έξι μηνών. Οι κυριότερες διαδικασίες Κλεισίματος Ισολογισμού για μεγάλες οικονομικές  μονάδες που έχουν το πρόσωπο Ανώνυμης Εταιρείας είναι:
1.   Η απογραφή.
2.   Ο λογιστικός έλεγχος ως προς τα μεγέθη των λογαριασμών και το περιεχόμενο τους.
3.   Η εργασία δημιουργίας των αποτελεσμάτων.
4.   Η εργασία σύνταξης των Οικονομικών Καταστάσεων.
5.   Οι διαδικασίες έγκρισης των Οικονομικών Καταστάσεων και της έκθεσης των Δ.Σ.  προς την Τ.Γ.Σ.  από το Δ.Σ. της εταιρείας.
6.   Οι διαδικασίες δημοσίευσης των Οικονομικών Καταστάσεων και πρόσκλησης της Γενικής Συνέλευσης.
7.   Η απόφαση της  Γενικής Συνέλευσης για έγκριση των Οικονομικών Καταστάσεων.
Στις διαδικασίες αυτές μετέχουν πολλά πρόσωπα, η κύρια όμως εργασία γίνεται  από το λογιστήριο.

Ι. ΑΠΟΓΡΑΦΗ

Με τον όρο αυτό εννοούμε την καταμέτρηση αφενός των περιουσιακών στοιχείων της οικονομικής μονάδος, αφετέρου στην εξακρίβωση του ύψους των υποχρεώσεων αυτής. Η κυριότερη διαδικασία Απογραφής είναι η καταμέτρηση των εμπορευσίμων αποθεμάτων την ημερομηνία Κλεισίματος Ισολογισμού.

ΣΤΑΔΙΑ ΦΥΣΙΚΗΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ

1.   ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ
Περιλαμβάνει την τακτοποίηση και τοποθέτηση των αποθεμάτων κατά τέτοιο τρόπο ούτως ώστε να είναι ευκολότερη η καταμέτρηση τους. Η εργασία αυτή γίνεται από τους αποθηκάριους και αφορά στην τοποθέτηση των αποθεμάτων κατ'είδος, στον διαχωρισμό των ακαταλλήλων και ελαττωματικών και στην τοποθέτηση  ξεχωριστά τυχόν υπαρχόντων αποθεμάτων τρίτων.
2.   ΟΡΓΑΝΩΣΗ
Καθορίζει από την Διοίκηση ένα πρόσωπο συνήθως Διευθυντής το οποίο επιφορτίζεται με την ευθύνη της Απογραφής. Το πρόσωπο αυτό καθορίζει τα συνεργεία απογραφής. Σημειώνεται ότι στα συνεργεία  απογραφέων δεν πρέπει να περιλαμβάνονται οι αποθηκάριοι ως καταμετρητές διότι η διαδικασία αυτή εκτός των άλλων έχει και σκοπό τον έλεγχο των αποθηκάριων. Οι αποθηκάριοι στην απογραφή έχουν μόνο βοηθητικό έργο. Καλό θα είναι για την Απογραφή να χρησιμοποιηθούν προαριθμημένα έντυπα τα οποία θα φέρουν υπογραφή του υπευθύνου απογραφής. Τα έντυπα αυτά πρέπει να είναι διπλότυπα για να αποκλειστεί η περίπτωση εκ των υστέρων επέμβασης σ'αυτά.
3.   ΕΠΙΜΕΤΡΗΣΗ
Η διαδικασία αυτή γίνεται από τα συνεργεία απογραφής αφού πρώτα καθοριστεί ο χώρος ευθύνης κάθε συνεργείου. Τα μέλη κάθε συνεργείου αφού καταμετρήσουν και καταγράψουν τα απογραφέντα είδη στα έντυπα πρέπει να υπογράψουν επί των εντύπων αυτών. Με το τέλος της καταμέτρησης ο υπεύθυνος απογραφής συλλέγει τα χρησιμοποιημένα έντυπα ακυρώνει τα αχρησιμοποίητα  και δίδει ένα αντίτυπο αυτών στο λογιστήριο. Σημειώνεται ότι πριν αρχίσει η καταμέτρηση έχουν σημειωθεί από τον υπεύθυνο οι τελευταίοι αριθμοί των παραστατικών διοίκησης  των αποθεμάτων. Την διαδικασία της καταμέτρησης παρακολουθούν συνήθως και οι ορκωτοί ελεγκτές όχι τόσο για να καταμετρήσουν οι ίδιοι, αλλά περισσότερο για να διαπιστώσουν την ορθότητα του τρόπου απογραφής και να πεισθούν ότι δεν υπάρχει περίπτωση αλλοίωσης του αποτελέσματος της.
4.   ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΟΣ ΑΠΟΓΡΑΦΗΣ
Με βάση τα αντίτυπα των δελτίων απογραφής το λογιστήριο συγκρίνει τις απογραφείσες ποσότητες με τα λογιστικά υπόλοιπα της αποθήκης. Εφόσον διαπιστωθούν διαφορές σε κάποιο είδος τότε ο Προϊστάμενος λογιστηρίου με τους απογραφείς και τον αποθηκάριο επισκέπτονται την αποθήκη και ξαναμετρούν το είδος.
Μετά την διαδικασία αυτή ο Προϊστάμενος Λογιστηρίου συντάσσει μια κατάσταση με τα οριστικά ελλείμματα και πλεονάσματα κατ'είδος, την οποία παραδίδει στην διοίκηση.
Κατά παρόμοιο σχεδόν τρόπο γίνονται και οι καταμετρήσεις των παγίων περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας. Ο έλεγχος των καταμετρηθέντων παγίων γίνεται κατ'αντιπαράθεση με το Μητρώο Παγίων της εταιρείας. Την τελευταία ημέρα της χρήσεως καλό θα είναι να γίνουν και καταμετρήσεις του ταμείου καθώς και των αξιόγραφων και χρεογράφων (επιταγών,  γραμματίων, μετοχών, ομολογίων κλπ.), που βρίσκονται στο χαρτοφυλάκιο της εταιρείας. Την διαδικασία αυτή σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να εκτελέσει ο ταμίας ή ο αρμόδιο για την φύλαξη των αξιών πρόσωπο, αλλά τρίτα προς αυτές  τις θέσεις πρόσωπα. Μετά τις καταμετρήσεις συντάσσονται πρωτόκολλα καταμετρήσεων και γίνονται από Προϊστάμενο Λογιστηρίου  συσχετίσεις με Λογιστικά Υπόλοιπα.

ΙΙ. ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ

1.   ΠΑΓΙΑ
Ως προς τα πάγια πρέπει να συνταχθεί πίνακας Μεταβολών Παγίων (ο πίνακας αυτός σημειωτέον ότι είναι απαραίτητο μέρος και του Προσαρτήματος).  Στον πίνακα αυτό περιλαμβάνονται τα υπόλοιπα των αξιών κτήσης, των παγίων της προηγούμενης  χρήσης, οι προσθήκες των παγίων της χρήσεως, καθώς και οι μειώσεις αυτών. Πρέπει κατ'αρχάς να γίνει συμφωνία των προσθηκών του πίνακα αυτού με τα τιμολόγια των προμηθευτών των παγίων. Το ίδιο θα γίνει και με τις μειώσεις για τις οποίες πρέπει να αναζητηθούν είτε τιμολόγια πώλησης της εταιρείας, είτε πρωτόκολλα καταστροφής αυτών.
Στον πίνακα αυτόν γράφονται και οι συνολικές αποσβέσεις μέχρι την προηγούμενη χρήση.
Μετά τις συμφωνίες αυτές μπορούν πλέον να υπολογισθούν και οι αποσβέσεις της χρήσεως. Σημειώνεται ότι οι αποσβέσεις γίνονται με τους συντελεστές του Π.Δ. 88/73. Πάντως μετά το Ν.2005/92 οι εταιρείες μπορούν χωρίς καμία φορολογική επίπτωση να μην διενεργήσουν αποσβέσεις ή να διενεργήσουν με μικρότερο συντελεστή επί των ενσωμάτων παγίων περιουσιακών στοιχείων τους. Αυτό υπό την προϋπόθεση ότι η μη διενέργεια ή ο μειωμένος συντελεστής δεν θα ισχύει επιλεκτικά κατά πάγιο, αλλά θα  ισχύει για κάθε κατηγορία παγίων (λ.χ. μπορεί να μην γίνουν καθόλου αποσβέσεις επί των κτιρίων ή να γίνουν με μειωμένο συντελεστή επί όλων των μηχανημάτων της εταιρείας).
Οι αποσβέσεις που θα γίνουν πρέπει να καταχωρηθούν στο μητρώο παγίων της εταιρείας και με αυτές να συμπληρωθεί και ο παραπάνω Πίνακας μεταβολών Παγίων. Σημειώνεται ότι το Μητρώο Παγίων αφορά την τελευταία ανάλυση των λογ/σμων παγίων και πρέπει να υπάρχει συμφωνία αυτού με τα υπόλοιπα Λογιστικής ως προς τις αξίες κτήσεως, τις αποσβέσεις και τις αναπόσβεστες αξίες.
2.   ΑΚΙΝΗΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ ΥΠΟ ΕΚΤΕΛΕΣΗ
Πρέπει να διερευνηθεί τυχόν ύπαρξη υπολοίπου στον λογαριασμό "15" που οφείλεται. Συνήθεις περιπτώσεις ύπαρξης υπολοίπου στον λογαριασμό αυτό είναι η μη αποπεράτωση  κάποιου παγίου που κατασκευάζεται ή η μη έναρξη λειτουργίας του.
3.   ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ "16"
Οι αποσβέσεις  επί των εξόδων που περιλαμβάνονται σ'αυτό το λογαριασμό γίνονται είτε εφάπαξ είτε ισόποσα εντός πενταετίας. Δηλαδή έχουμε δικαίωμα να αποσβέσουμε  κάθε έξοδο είτε σε ένα είτε σε δύο είτε κατ'ανώτερο όριο σε πέντε έτη, αρκεί η απόσβεση αυτή να γίνεται ισόποσα κάθε έτος.
4.   ΟΜΑΔΑ 2
Στην ομάδα αυτή καταχωρούνται τα αποθέματα έναρξης και λήξης της χρήσεως καθώς και οι αγορές.
Επισημαίνουμε ότι η απογραφή πρέπει να καταχωρηθεί υποχρεωτικά στο βιβλίο απογραφών ως προς ποσότητα μέχρι τις 20 Φεβρουαρίου για όσες εταιρείες κλείνουν ισολογισμό 31/12. Η κατάχώρηση ως προς αξία θα γίνει μέχρι 30/4. Σημειώνεται ότι τυχόν ελλείμματα ή πλεονάσματα που προέκυψαν στην ποσοτική απογραφή δεν καταχωρούνται στους λογαριασμούς Γενικής Λογιστικής, παρά μόνο στην αποθήκη.
5.   ΟΜΑΔΑ 3
Πρέπει να γίνουν ελεγκτικές διαδικασίες για συμφωνίες πελατών μεταξύ Γενικής Λογιστικής και κυκλώματος εμπορικής διαχείρισης αν υπάρχει. Το ίδιο πρέπει να γίνει και για τον λογαριασμό "31 Γραμμάτια Εισπρακτέα".
Επισημαίνεται η εξέταση του λογαριασμού "32" και η διαπίστωση ότι τυχόν υπόλοιπα των λογαριασμών του αφορούν μόνο παραγγελίες των οποίων δεν είχαν ληφθεί μέχρι 31/12 όλα τα παραστατικά. Πρέπει να προσεχθεί μήπως κάποιος υπολογισμός του "32" εμφανίζει Πιστωτικό υπόλοιπο. Αν συμβαίνει κάτι τέτοιο σημαίνει ότι κατά την μεταφορά από τον λογαριασμό αυτό έχει γίνει κάποιο λάθος.
Ως προς τον λογαριασμό "33" πρέπει να εξετασθούν όλοι οι υπολογισμοί ένας προς ένα. Ως προς τους παρακρατηθέντες φόρους του λογαριασμού 33/3 πρέπει να υπάρχουν βεβαιώσεις των παρακρατήσεων φόρων.
Επισημαίνεται ότι πρέπει να διαπιστωθεί για τον λογαριασμό "36" ότι έχουν κλείσει τυχόν υπόλοιπα της προηγούμενης χρήσης, και ότι τα υπόλοιπα του λογαριασμού αυτού αφορούν κινήσεις που έγιναν ως επί το πλείστον την 31/12 της κλειόμενης χρήσεως.
ΟΜΑΔΑ 4
Συνήθως οι εγγραφές των λογαριασμών αυτών γίνονται με 31/12 (πλην αυξήσεων κεφαλαίου) και προέρχονται κυρίως από ΔΙΑΝΟΜΗ ΚΕΡΔΩΝ ή από τακτοποιήσεις λογαριασμών προβλέψεων.
ΟΜΑΔΑ 5
Γίνονται οι ίδιες επαληθεύσεις και οι ίδιο έλεγχοι που αναφέρουμε στην ομάδα 3. Ειδικά για τον λογαριασμό 54 πρέπει να διαπιστώσουμε ότι ο λογαριασμός 5400 Φ.Π.Α. πρέπει να έχει υπόλοιπο ίσο με υπόλοιπο δήλωσης Δεκεμβρίου και του 5403 και 5404 πρέπει να συσχετισθούν με τις δηλώσεις Φ.Μ.Υ. αποζημιώσεων απολυομένων κλπ.

ΙΙΙ. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ

Μετά τον ενδελεχή   έλεγχο όλων των λογαριασμών του ισοζυγίου και πριν την μεταφορά των αποτελεσματικών λογαριασμών στην Γενική Εκμετάλλευση πρέπει να γίνει η αποτίμηση των μενόντων αποθεμάτων λήξεως. Οι μέθοδοι αποτίμησης καθορίζονται από τον Κ.Β.Σ. και το Ε.Γ.Λ.Σ. και πρέπει να εφαρμόζονται παγίως. Εξυπακούεται ότι για τις βιομηχανικές και βιοτεχνικές επιχειρήσεις στις οποίες υπάρχει παραγωγή έχει γίνει η διαδικασία της Κοστολόγησης  εξωλογιστικά είτε μέσω της ομάδας 9 του Ε.Γ.Λ.Σ. Η διαδικασία της δημιουργίας αποτελεσμάτων αφορά στην μεταφορά των λογαριασμών των ομάδων 2, 6 και 7 στον λογαριασμό "80.00 ΓΕΝΙΚΗ  ΕΚΜ/ΣΗ" του Ε.Γ.Λ.Σ. Ο λογαριασμός "80.00", χρεώνεται με πίστωση των λογ/σμών αποθεμάτων έναρξης και αγορών χρήσεως της ομάδος 2 καθώς και με πίστωση  των λογ/σμών της ομάδος 6. Αντίθετα πιστώνεται με χρέωση των λογ/σμών της ομάδος 7 και των αποθεμάτων λήξεως της ομάδας 2.
Ολόκληρο το κύκλωμα λειτουργίας των λογ/σμών Γενικής Εκμετάλλευσης, Αποτελέσματα Χρήσεως. Αποτελέσματα προς Διάθεση φαίνεται στο συνημμένο "Παράρτημα 1". Σημειώνεται ότι  η Διάθεση του Αποτελέσματος γίνεται με απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου απόφαση όμως που τελεί υπό την έγκριση της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης προκειμένου για Ανώνυμες Εταιρείες.
Μετά την εργασία αυτή η οποία σημειωτέον για Α.Ε. πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι 30/4 μπορεί να γίνει το  κλείσιμο του Ισολογισμού της Χρήσεως και η μεταφορά των λογ/σμών του Ισολογισμού στην επόμενη  χρήση. Κατά τις διατάξεις του Κ.Β.Σ. επί μηχανογραφικής τήρησης  βιβλίων το χρησιμοποιούμενο Πρόγραμμα Η/Υ πρέπει να έχει την δυνατότητα  αυτόματης μεταφοράς των υπολοίπων της κλειόμενης χρήσης στους λογ/σμούς της νέας χρήσης (άρθ. 23 % 2 περ. στ.).

ΙV. ΣΥΝΤΑΞΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ

Οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις περιλαμβάνουν:
α. Τον ισολογισμό.
β. Τον λογ/σμό "αποτελέσματα χρήσεως".
γ. Τον πίνακα διαθέσεως αποτελεσμάτων και
δ. Το προσάρτημα.
ε. Εκθεση Δ.Σ. προς Τ.Γ.Σ.
στ. Πίνακας εκμετάλλευσης.
Οι οικονομικές καταστάσεις συντάσσονται με βάση των άρθρων 42α, 42β, 42γ, 42δ, 42ε, 43 και 43α, οι οποίες αναφέρονται στη δομή, στους κανόνες αποτίμησης και στο περιεχόμενο τους. Οι οικονομικές αυτές καταστάσεις πρέπει να έχουν εγκριθεί από το Διοικητικό Συμβούλιο.
Παράλληλα το Διοικητικό Συμβούλιο πρέπει να συντάξει και την έκθεση διαχείρισης η οποία περιλαμβάνει την εικόνα της εξέλιξης των εργασιών καθώς και πληροφορίες για την προβλεπόμενη πορεία της επιχείρησης. Την έκθεση αυτή θα την παρουσιάσει στην Τακτική Γενική Συνέλευση.

V.   ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑ ΕΤΗΣΙΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ

Οι διαδικασίες  δημοσιότητας προβλέπονται από το άρθρο 43β του Ν.2190/20.
Αντίγραφα των οικονομικών καταστάσεων με τις σχετικές εκθέσεις του Διοικητικού Συμβουλίου και των ελεγκτών υποβάλλονται στο Υπουργείο Εμπορίου, είκοσι τουλάχιστον ημέρες πριν από τη Γενική Συνέλευση.
Από τις  οικονομικές καταστάσεις, ο ισολογισμός, τα αποτελέσματα χρήσεως και ο πίνακας διαθέσεως αποτελεσμάτων μαζί με το σχετικό  Πιστοποιητικό Ελέγχου όταν προβλέπεται ο έλεγχος από Ορκωτούς Ελεγκτές δημοσιεύονται είκοσι τουλάχιστον ημέρες πριν από τη Συνεδρίαση της Γενικής Συνέλευσης: α. Σε μία ημερήσια πολιτική εφημερίδα η οποία εκδίδεται στην Αθήνα και έχει ευρύτερη κυκλοφορία σ'ολόκληρη τη χώρα και β. Σε μια Οικονομική  ημερήσια εφημερίδα.
Αν η έδρα της εταιρείας είναι σε περιοχή εκτός Δήμου Αθηνών τότε οι παραπάνω οικονομικές καταστάσεις δημοσιεύονται και σε μία Πολιτική εφημερίδα της έδρας της. Συνήθως μαζί με τις οικονομικές καταστάσεις δημοσιεύονται και η πρόσκληση για την συμμετοχή στην Γενική Συνέλευση.

VI. Η ΕΓΚΡΙΣΗ  ΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ

Σύμφωνα με το άρθρο 34 του Ν.2190/20 ο ισολογισμός της εταιρείας καθώς και η διάθεση τα ων ετησίων κερδών πρέπει να εγκρίνονται από την Γενική Συνέλευση.
Εντός είκοσι ημερών από την έγκριση  των οικονομικών καταστάσεων από την Τακτική Γενική Συνέλευση, μαζί με το επικυρωμένο αντίγραφο πρακτικών υποβάλλονται στο Υπουργείο Εμπορίου και αντίτυπο των εγκεκριμένων οικονομικών καταστάσεων. (άρθ. 43β & 6 Ν.2190/20).

ΑΣΚΗΣΗ

Η εμποροβιομηχανική εταιρεία Α.Β.Γ. ΑΕΒΕ έχει έδρα την Θεσ/νίκη (Α΄ περιοχή). Το καταβεβλημένο μετοχικό της κεφάλαιο ανέρχεται σε 200.000.000 δρχ. και αποτελείται από 20.000 ονομαστικές μετοχές.
Στο τελευταίο προσωρινό ισοζύγιο της 31.12..97 μεταξύ των άλλων περιλαμβάνονται και τα παρακάτω υπόλοιπα.

ΚΑ           ΛΟΓ/ΣΜΟΣ                            ΧΡΕΩΣΤ. ΥΠΟΛ.                ΠΙΣΤΩΤ. ΥΠΟΛ.
33.13      Προκατ. Φόρου εισοδ.          22.328.256
20.00      Αποθεμ έναρξης εμπ/των     35.428.232
20.01      Αγορές εμπ/των χρήσ.         183.413.184
21.00      Αποθεμ. έναρξης προϊόντ.   88.428.211
23.00      Παραγ. σε εξέλιξη έναρξης    24.218.163
24.00      Αποθέμ. έναρξης
                                α΄& β΄ υλών             85.418.212
24.01      Αγορές α΄& β΄ υλών χρήσ.  597.616.251
25.52      Αγορές πετρελαίου
                                χρήσεως                                  33.763.408
25.05      Αγορές διαφ. Αναλώσ.
                                χρήσ.                        14.878.410
26.00      Αποθέμ. αντ/κων
                                παγίων έναρξ            6.638.700
26.01      Αγορές αντ/κων
                                παγίων χρησ.          18.428.330
60           Αμοιβές και έξοδα
                                προσ/κού               330.428.200
61           Αμοιβές και έξοδα τρίτων     38.216.230
62           Παροχές τρίτων                    180.407.204
63           Φόροι - Τέλη                             6.128.201
64           Διάφορα έξοδα                     130.816.120
65           Τόκοι και συναφή έξοδα       89.408.712
66           Αποσβ. Παγίων ενσ.
                                στο κόστος            118.614.400
70           Πωλήσεις εμπ/των                                                  202.408.111
71           Πωλήσ. προϊόντ. ετοίμων & ημιτελ.                  1.607.619.400
72           Πωλ. Λοιπών αποθ. & αχρήστ. υλικ.                        7.408.200
74           Επιχορ. και διάφ. έσοδα πωλήσ.                              3.400.000
75           Εσοδα παραπ. ασχολιών                                           4.800.000
78.00      Ιδιοπαραγωγή παγίων                                               7.215.400
81.00      Εκτακτα και
                                ανόργανα έξοδα      3.428.700
81.01      Εκτακτα και ανόργανα έξοδα                                    1.828.712
81.02      Εκτακτες ζημιές                       1.612.512
81.03      Εκτακτα κέρδη                                                                814.520
82.00      Εξοδα προηγ. χρήσεων         3.128.723
82.01      Εσοδα προηγ. χρήσεων                                                624.212
83.11      Προβλέψεις για
                                επισφ. Απαιτ.           8.214.133
42.00      Υπόλοιπο κερδών εις νέον                                       15.297.604

Σημειώνεται ότι το υπόλοιπο του λογαριασμού 78.00 αφορά σε τεκμαρτά έσοδα από απασχόληση προσωπικού σε κατασκευή αποθηκευτικού χώρου.
Οι αξίες της απογραφής 31.12.98 είχαν όπως παρακάτω:

ΚΑ                           ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΣ                                    ΥΠΟΛΟΙΠΑ
20.00                      Αποθέματα λήξης εμπ/των                   45,628,121
21.00                      Αποθέματα λήξης προϊόντων            102,489,700
23.00                      Παραγωγή σε εξέλιξη                             32,719,650
24.00                      Αποθέματα Α΄ και Β΄ Υλών                 107,519,520
26.00                      Αποθέματα λήξης αντ/κων παγίων       7,216,520

Εξυπακούεται ότι οι αξίες της τελικής απογραφής των αποθεμάτων των λογαριασμών 2100 και 2300 καθορίστηκαν μετά τον προσδιορισμό του κόστους Παραγωγής των προϊόντων.
Προ του προσδιορισμού του κόστους παραγωγής είχε προηγηθεί η σύνταξη του φύλλου μερισμού δαπανών που είχε όπως παρακάτω:

ΚΑ      ΣΥΝΟΛΟ          ΚΟΣΤΟΣ      ΕΞΟΔΑ ΔΙΟΙΚ  ΕΞΟΔΑ ΛΕΙΤ.  ΧΡΗΜ/ΚΑ
            31.12.96        ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ   ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ   ΔΙΑΘΕΣΗΣ ΟΙΚ. Ε/ΔΑ
60      330,428,200    242,125,700      47,210,120     41,092,380                               -
61        38,216,230      16,125,214      15,617,130       6,473,886                                -
62      180,407,204    150,816,521      16,616,702     12,973,981                               -
63          6,128,201       1,212,112         3,900,108       1,015,981                 -              
64      130,816,120     38,621,504       35,614,110     56,580,506                               -
65        89,408,712                      -                       -                      -    89,408.712
66      118,614,400     91,688,500       17,220,108       9,705,792                   -

ΣΥΝ.  894,019,067   540,589,551     136,178,278   127,842,526   89,408,712

Σημειώνεται ότι τα έξοδα Λειτουργίας Διάθεσης επιμερίζονται περαιτέρω σε Ειδικά (Αμεσα) ποσού δρχ. 26,401,738 και σε Γενικά έξοδα Διάθεσης ποσού δρχ. 101,440,788.

Με βάση τα δεδομένα αυτά ζητούνται:
1.             Να προσδιορισθεί με εγγραφές το Αποτέλεσμα της χρήσεως.

2.             Εφόσον το αποτέλεσμα της χρήσεως είναι κέρδος τότε:
α.             να σχηματισθεί το κατά νόμο τακτικό αποθεματικό.
β.             να διανεμηθεί το κατά νόμο πρώτο μέρισμα και να δοθούν αμοιβές στα μέλη του Δ.Σ. ύψους 10.000.000 δρχ.
γ.             να σχηματισθεί το κατά νόμο ειδικό Αφορολόγητο Αποθεματικό αρθ. 22 Ν.1828/89.
δ.             να υπολογισθεί ο φόρος εισοδήματος καθώς και η προκαταβολή φόρου έναντι κερδών  επομένης χρήσεως αφού ληφθεί υπόψη ότι η εταιρεία θα αναμορφώσει τα φορολογητέα αποτελέσματα της με μη εκπιπτόμενες δαπάνες (δαπάνες Ε.Ι.Χ. αυτ/των, πρόστιμα και προσαυξήσεις ύψους δρχ. 7.818.500).
ε.             το υπόλοιπο των μη διανεμομένων κερδών να εμφανισθεί στα κέρδη εις νέον.
Τα παραπάνω να απεικονισθούν με Λογιστικές Εγγραφές.

Α. ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΥ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΟΣ.

80.00 Γενική Εκμ/ση                            240.131.518
    20.00                  Αποθέματα εκπ/των                             35.428.232
    21.00                  Αποθέματα προϊόντων                       88.428.211
    23.00                  Παραγωγή σε εξέλιξη                           24.218.163
    24.00                  Αποθέματα Α΄ και Β΄ υλών                 85.418.212
    26.00                  Αποθέματα Αντ/κων Παγίων                6.638.700
Μεταφορά αξίας αποθεμάτων απογραφής ενάρξεως στον 80.00

80.00 Γενική Εκμ/ση                            848.099.583
    20.01                  Αγορές εμπ/των                                    183.413.184
    24.01                  Αγορές α΄ και β΄ υλών                         597.616.251
    25.02                  Αγορές πετρελαίου                                33.763.408
    25.05                  Αγορές διαφόρων αναλωσ.                                  14.878.410
    26.01                  Αγορές αντ/κων παγίων                        18.428.330
Μεταφορά αξίας αγορών χρήσεως στον λογ/σμό 80.00

80.00 Γενική Εκμ/ση                            894.019.067
    60                       Αμοιβές και έξοδα προσωπικού        330.428.200
    61                       Αμοιβές και έξοδα τρίτων                     38.216.230
    62                       Παροχές τρίτων                                    180.407.204
    63                       Φόροι - Τέλη                                             6.128.201
    64                       Διάφορα έξοδα                                     130.816.120
    65                       Τόκοι και συναφή έξοδα                       89.408.712
    66                       Αποσβέσεις παγίων                             118.614.400
Μεαφορά λογ/σμών εξόδων κατ΄είδος ομάδας 6 στον λογ/σμό 80.00

    70                       Πωλήσεις εμπ/των              202.408.111
    71                       Πωλήσεις προϊόντων       1.607.619.400
    72                       Πωλήσεις λοιπών αποθ.
                                κατάχρ. υλικού                        7.408.200
    74                       Επιχορηγήσεις και διαφ.
                                έσοδα πωλ.                              3.400.000
    75                       Εσοδα παραπ. ασχολιών       4.800.000
    78.00                  Ιδιοπαραγωγή παγίων            7.215.400
                                                80.00 Γενική Εκμ/ση         1.832.851.111
Μεταφορά λογ/σμών  οργανικών εσόδων κατ΄είδος σε λογ/σμό 80.00

    20.00                  Αποθέματα εμπ/των             45.628.121
    21.00                  Αποθέματα προϊόντων       102.489.700
    23.00                  Παραγωγή σε εξέλιξη          32.719.650
    24.00                  Αποθέματα α΄ & β΄ υλών   107.519.715
    26.00                  Αποθέματα αντ/κων παγ.       7.216.520
                                                80.00 Γενική Εκμ/ση            295.573.706
Λογισμός στη Γενική Λογιστική της αξίας των αποθεμάτων απογραφής τέλους χρήσεως

80.00 Γενική Εκμ/ση                            146.174.649
                                80.01 Μικτά αποτελ. Εκμσ/σεως       146.174.649
Μεταφορά οργανικού Αποτελέσματος εκμ/σεως στον λογ/σμο 80.01

80.02.00                Εξοδα διοικητικής λειτουργίας                          136.178.278
80.02.02                Εξοδα λειτουργίας διαθέσεως                           101.440.788
80.02.06                Χρεωστ. τόκοι και συναφή έξοδα                       89.408.712
                                                80.01 Μικτά αποτελέσματα εκμ/σεως               327.027.778
Αποχωρισμός από τα καθαρά αποτελέσματα εκμ/σεως των εξόδων που βαρύνουν τα αποτελέσματα.

80.01      Μικτά αποτελέσματα εκμ/σεως          8.200.000
                                80.03.00 Αλλα έσοδα εκμ/σεως         8.200.000
Αποχωρισμός από καθαρά αποτελέσματα των εσόδων των λογ/σμών 74 και 75.

80.01      Μικτά αποτελέσματα εκμ/σεως          465.002.427
                                86.00.00 Μικτά αποτελέσματα εκμ/σεως         465.002.427
Μεταφορά Μικτού Αποτελ. Εκμ/σεως σε λογ/σμο Αποτελέσματα χρήσεως.

80.03.00                Αλλα έσοδα εκμ/σεως                          8.200.000
                                86.00.000 Αλλα έσοδα εκμ/σεως       8.200.000
Μεταφορά άλλων εσόδων εκμ/σεως σε λογ/σμο Αποτελέσματα χρήσεως.

86.00.02                Εξοδα διοικητικής λειτουργίας                          136.178.278
                                80.02.00 Εξοδα διοικητικής λειτουργίας         136.178.278
Μεταφορά εξόδων διοικητικής λειτουργίας σε λογ/σμό Αποτελέσματα χρήσεως.

86.00.04                Εξοδα λειτουργίας διαθέσεως                           101.440.788
                                80.02.02 Εξοδα λειτουργίας διαθέσεως          101.440.778
Μεταφορά εξόδων λειτουργίας Διαθέσεως σε λογ/σμό Αποτελέσματα χρήσεως.

86.01.09                Χρεωστ. Τόκοι και συναφή έξοδα      89.408.712
                                80.02.06 Χρεωστ.Τόκοι και συναφή έξοδα 89.408.712
Μεταφορά Χρεωστικών τόκων στα Αποτελέσματα Χρήσεως.

86.02.07                Εκτακτα και ανόργανα έξοδα                             3.428.700
                                81.00 Εκτακτα και ανόργανα έξοδα  3.428.700
Μεταφορά σε Αποτελέσματα χρήσεως  εκτάκτων και ανόργανων εξόδων.

86.02.08                Εκτακτες ζημιές                                    1.612.512
                                81.02 Εκτακτες ζημιές                         1.612.512
Μεταφορά σε Α.Χ. Εκτάκτων ζημιών.

86.02.09                Εξοδα προηγ. χρήσεων                      3.128.723
                                82.00 Εξοδα προηγ. χρήσεων                           3.128.723
Μεταφορά σε Α.Χ. Εξόδων προηγ. χρήσεως.

86.02.10                Προβλέψεις για εκτάκτ. κινδύνους    8.214.133
                                83.11 Προβλέψεις για επισφαλείς απαιτ.         8.214.133
Μεταφορά σε Α.Χ. Προβλέψεων για επισφ. απαιτήσεις.

81.01      Εκτακτα και ανόργανα έσοδα                            1.828.712
                                86.02.00 Εκτακτα και ανόργανα έσοδα           1.828.712
Μεταφορά σε Α.Χ. Εκτάκτων και ανόργανων εσόδων.

81.03      Εκτακτα κέρδη                                      814.520
                                86.02.01 Εκτακτα κέρδη                     814.520
Μεταφορά σε Α.Χ. Εκτάκτων κερδών.

82.01      Εσοδα προηγ. χρήσεων                      624.212
                                86.02.02 Εσοδα προηγ. χρήσεων     624.212
Μεταφορά σε Α.Χ. Εσόδων προηγ. χρήσεων.

86.00.00                Μικτά αποτελέσματα εκμ/σεως          465.002.427
86.00.01                Αλλα έσοδα εκμ/σεως                              8.200.000
86.02.00                Εκτακτα και ανόργανα έσοδα                1.828.712
86.02.01                Εκτακτα κέρδη                                             814.520
86.02.02                Εσοδα προηγ. χρήσεως                             624.212
                                86.99 Καθαρά Αποτελ. Χρήσεως      476.469.871
Μεταφορά σε καθαρά αποτελ. Χρήσεως αποτελεσματικών λογ/σμών με Πιστωτικό Υπόλοιπο.

86.99      Καθαρά Αποτελ. Χρήσεως                 343.411.846
                86.00.02                Εξοδα διοικ. Λειτουργίας                    136.178.278
                86.00.04                Εξοδα λειτουργίας διαθ.                     101.440.788
                86.01.09                Χρεωστ. Τόκοι και συναφή Εξοδα       89.408.712
                86.02.07                Εκτακτα και ανόργανα έξοδα                 3.428.700
                86.02.08                Εκτακτες ζημιές                                        1.612.512
                86.02.09                Εξοδα προηγ. χρήσεων                          3.128.723
                86.02.10                Προβλ. για έκτακτους κινδ.                                    8.214.133
86.99      Καθαρά κέρδη χρήσεως                     133.058.025
                                88.00      Καθαρά κέρδη χρήσεως     133.058.025


Β. ΔΙΑΝΟΜΗ ΚΕΡΔΩΝ

Ι.ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΑΚΤΙΚΟΥ ΑΠΟΘΕΜΑΤΙΚΟΥ
    Καθαρά κέρδη ισολογισμού                                           δρχ. 133.058.025
    Μείον Αναλογών φόρος (133.058.025 Χ 40%)                   53.223.210
    Υπόλοιπο κερδών                                                                     79.834.815
    Τακτικό αποθεματικό (79.834.815 Χ 5%)                              3.991.741
    Υπόλοιπο κερδών                                                                     75.843.074
ΙΙ.ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΡΩΤΟΥ ΜΕΡΙΣΜΑΤΟΣ
    α. Βάσει του άρθρου 45 Ν.2190/20
         200.000.000 Χ 6% =                                                  δρχ.   12.000.000
        Μείον αναλογών φόρος (12.000.000 Χ 40%)                     4.800.000
          Καθαρό ποσό                                                                         7.200.000
    β. Βάσει του άρθρου 1 του Ν.876/1979
        75.843.074 Χ 35% =                                                   δρχ.   26.545.076
Εφόσον το μέρισμα που προέκυψε με τις διατάξεις του Ν.876/1979 είναι μεγαλύτερο με το αρθ. 45 του Ν.2190/20 η εταιρεία υποχρεούται να διανέμει ως μέρισμα το ποσόν των 26.545.076 δρχ.
ΙΙΙ.ΔΙΑΝΕΜΟΜΕΝΑ ΚΕΡΔΗ
    Μερίσματα                                                                         δρχ.   26.545.076
    Αμοιβές μελών Δ.Σ.                                                                    10.000.000
    Σύνολο                                                                                         36.545.076
IV.ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ  ΕΙΔΙΚΟΥ ΑΦΟΡΟΛΟΓΗΤΟΥ ΑΠΟΘΕΜΑΤΙΚΟΥ ΕΠΕΝΔΥΣΕΩΝ
    Καθαρά κέρδη  Ισολογισμού                                          δρχ. 133.058.025
    Μείον Τακτικό  Αποθεματικό                            δρχ.   3.991.741
    Πλέον ο φόρος που αναλογεί στο
    Τακτικό Αποθεματικό (3.991.741 Χ 40/60)      δρχ.   2.661.161
                                                                                  δρχ.   6.652.902
    Μείον διανεμόμενα κέρδη                               δρχ.  36.545.076
    Πλέον ο φόρος που αναλογεί στα
    διανεμόμενα (36.545.076 Χ 40/60)              δρχ.  24.363.384
                                                                                    60.908.460    67.561.362
    Αδιανέμητα κέρδη                                                                       65.496.663
    Ειδικό Αφορολόγητο Αποθεματικό
    άρθ. 22 Ν.1828/89 (65.496.663 Χ 40%)                               26.198.665
V.ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΦΟΡΟΛΟΓΗΤΕΩΝ ΚΕΡΔΩΝ
    Καθαρά κέρδη Ισολογισμού                                        δρχ.   133.058.025
    Πλέον δηλωθείσες λογ/στικές διαφορές                                  7.818.500
    Σύνολο δηλωθέντων κερδών                                                 140.876.525
    Μείον Ειδικό Αφορολ. Αποθεματικό Επενδύσεων               26.198.665
    Φορολογητέα κέρδη                                                                114.677.860
VI.YΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ
    Φορολογητέα κέρδη                                                     δρχ.   114.677.860
    Επί συντελεστής φόρου                                                                      40%
    Φόρος Εισοδήματος Κερδών                                                  45.871.144
IIV.ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΦΟΡΟΥ
    Φόρος εισοδήματος κερδών Χ 55% =
    = 45.871.144 Χ 55%                                                                25.229.129

ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΑΘΕΣΗΣ ΚΕΡΔΩΝ

Καθαρά Κέρδη Χρήσεως                                               δρχ.    133.058.025
Πλέον: Υπόλοιπο κερδών προηγ. χρήσεως                             15.297.604
Σύνολο                                                                                         148.355.629
Μείον: Φόρος εισοδήματος                                                                         45.871.144
Κέρδη προς διάθεση                                                                  102.484.485
Η διάθεση των κερδών γίνεται ως εξής:
1.             Τακτικό Αποθεματικό                                   δρχ.          3.991.741
2.             Πρώτο Μέρισμα                                                           26.545.076
6              Ειδικό Αφορολ. Αποθεμ. άρθ. 22 Ν.1828/89           26.198.665 
7.             Αμοιβές μελών Δ.Σ.                                                       10.000.000
8.             Υπόλοιπο κερδών εις νέον                                          35.749.003 
Σύνολο                                                                                          102.484.485

ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΔΙΑΝΟΜΗΣ ΚΕΡΔΩΝ

42.00 Υπόλοιπο κερδών προηγ. χρήσεως               15.297.604 
                88.02 Υπόλοιπο κερδών προηγ. χρήσεως               15.297.604
Μεταφορά Υπολοίπου κερδών προηγ. χρήσεως

88.08 Φόρος εισοδήματος                                          45.871.144 
                54.07 Φόρος εισοδήματος  Φορολ. Κερδών           45.871.144
Εγγραφή υπολογισμού φόρου εισοδήματος

88.00 Καθαρά κέρδη χρήσεως                                133.058.025
88.02 Υπόλοιπο κερδών  προηγ. χρήσεως             15.297.604
                88.99 Κέρδη προς διάθεση                                                      148.355.629
Μεταφορά στα κέρδη προς διάθεση καθαρών κερδών χρήσεως και Υπολοίπου κερδών προηγ. χρήσεως.

88.909 Κέρδη προς διάθεση                                   45.871.144
                88.08 Φόρος εισοδήματος φορολ. κερδών               45.871.144
Μεταφορά φόρου εισοδήματος φορολογητέων κερδών χρήσεως σε κέρδη προς διάθεση.

88.99 Κέρδη προς Διάθεση                                                   102.484.485
                41.02 Τακτικό Αποθεματικό                                                       3.991.741
                53.01  Πρώτο Μέρισμα                                              26.545.076
                41.08  Αφορολόγητα Αποθεματικά                         26.198.665
                53.08 Αμοιβές μελών Δ.Σ.                                         10.000.000
                42.00 Υπόλοιπο κερδών εις νέον                             35.749.003
Εγγραφές Διάθεσης Κερδών

ΕΓΓΡΑΦΕΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΦΟΡΟΥ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ

54.07 Φόρος εισοδήματος φορολ. κερδών           45.871.144
                54.08 Λογ/σμός εκκαθαρίσεως φόρων τελών
                         ετήσιας δηλώσεως                                            45.871.144
Μεταφορά φόρου εισοδήματος χρήσεως σε λογ/σμο εκκαθάρισης φόρων τελών ετήσιας δήλωσης.
54.08 Λογ/σμός εκκαθαρίσεως φόρων
         ετήσιας δήλωσης                                            22.328..256
                33.13.00 Προκαταβολή φόρου εισοδήματος       22.328.256
Μεταφορά προκαταβολής φόρου εισοδήματος έναντι κερδών χρήσεως σε λογ/σμό εκκαθάρισης φόρων - τελών ετήσιας δήλωσης.
33.13.00 Προκαταβολή φόρου εισοδήματος      25.229.129
                                54.08 Λογ/σμός εκκαθαρίσεως φόρου
                                          τελών ετήσιας δηλώσεως              25.229.129
Μεταφορά προκαταβολής φόρου εισοδήματος έναντι κερδών επόμενης  χρήσεως σε λογ/σμό εκκαθάρισης φόρων - τελών ετήσιας δήλωσης.



Θεοφάνης Καραγιώργος                                            Ανδρέας Πετρίδης
Λέκτορας τμήματος Ο.Δ.Ε.                                                           Λογιστής
Πανεπιστημίου Μακεδονίας                  Σύμβουλος Μηχανογράφησης

ΕΤΗΣΙΕΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ
ΣΚΕΨΕΙΣ ΚΑΙ ΑΝΑΛΥΣΕΙΣ ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΕΦ. 3 ΤΗΣ UNISOFT

ΕΤΗΣΙΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΤΕΛΟΥΣ ΧΡΗΣΗΣ
Μετά την καταχώρηση και των τελευταίων παραστατικών που αφορούν την τελευταία χρήση και την απόδοση του Φ.Π.Α. του τελευταίου μήνα ξεκινούν οι εργασίες κλεισίματος χρήσης.
Η λογιστική εργασία του τέλους της χρήσης είναι το δυσκολότερο σημείο του συνολικού λογιστικού έργου κάθε επιχείρησης.
Οι εργασίες αυτές είναι:
1.             Εργασίες προετοιμασίας.
2.             Εγγραφές τακτοποίησης λογαριασμών.
3.             Εγγραφές κλεισίματος και προσδιορισμού αποτελεσμάτων.
1.             Εργασίες προετοιμασίας
Πριν από την έναρξη των λογιστικών εγγραφών θα πρέπει να προηγηθούν οι εργασίες προετοιμασίας:
-               Θα πρέπει να εκτυπωθεί ¨Αναλυτικό Ισοζύγιο¨τελευταίας βαθμίδας (προσωρινό) του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης.
-               Θα πρέπει να προχωρήσουμε στους τελικούς ελέγχους συμφωνίας Εμπορικού με Γενική Λογιστική.
-               Προχωρούμε στον έλεγχο των λογαριασμών ταμείου, καθώς και στους λογαριασμούς διαθεσίμων και τραπεζών και στη συμφωνία τους. Ειδικά σε περίπτωση επιχειρήσεων που ελέγχονται από ορκωτούς ελεγκτές, οι έλεγχοι αυτοί διασταυρώνονται από τους ορκωτούς και τους συναλλασσόμενους.
-               Έλεγχος αξιογράφων και φυσική καταμέτρησή τους.
-               Στη συνέχεια προχωρούμε στη διαδικασία απογραφής των ειδών. Φυσική καταμέτρηση όλων των ειδών για τον εντοπισμό διαφορών. Ιδιαίτερη προσοχή δίνουμε στη συμφωνία των υπολοίπων με τα υπόλοιπα των υλικών που βρίσκονται στις αποθήκες τρίτων.
-               Εκτυπώνουμε (συντάσσουμε) το πρώτο Προσωρινό Ισοζύγιο πριν από τις εγγραφές κλεισίματος.

2.             Εγγραφές τακτοποίησης λογαριασμών
-               Διενέργεια εγγραφών τακτοποίησης των λογαριασμών.
-               Ελέγχουμε την ανάγκη καταχώρησης εγγραφών τακτοποίησης, όπως πωλήσεις παγίων, μεταφορά υπολοίπων πελατών και προμηθευτών (συμψηφισμός κινήσεων), άρθρο Φ.Π.Α., τακτοποίηση επιδοτήσεων και προβλέψεων κλπ.
-               Μεταφορά παγίων σε πάγια απογραφής.
-               Κλείσιμο λογαριασμού Φ.Π.Α.
-               Τακτοποίηση λογαριασμών προκαταβολών πελατών και προμηθευτών.
-               Κλείσιμο λογαριασμού 32 (παραγγελίες εξωτερικού).
-               Τιμολόγηση πιθανόν εκκρεμών δελτίων αποστολής.
-               Έσοδα - Έξοδα επόμενων χρήσεων (Μεταβατικοί).
-               Υπολογίζουμε τις αποσβέσεις των παγίων. Ιδιαίτερη προσοχή στον υπολογισμό των αποσβέσεων των παγίων αξίας κάτω από 200.000 δρχ. και των αποσβέσεων της φθίνουσας μεθόδου. Αφού καταχωρήσουμε τις εγγραφές των αποσβέσεων, προχωρούμε στη συμφωνία του μητρώου με τα υπόλοιπα των λογαριασμών της 1ης ομάδας.
-               Προβλέψεις επισφαλών - Υπολογισμός προβλέψεων επισφάλειας απαιτήσεων πελατών, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία (0,5 επί της καθαρής αξίας των πωλήσεων) και ενημέρωση των οργανικών εξόδων (λογαριασμός 68).
-               Σύνταξη Δεύτερου Προσωρινού Ισοζυγίου πριν από τις εγγραφές κλεισίματος.

3.             Εγγραφές κλεισίματος και προσδιορισμού αποτελεσμάτων
α.             Σχηματισμός Λογαριασμού Γενικής εκμετάλλευσης
-               Ανάλογα με τη μέθοδο αποτίμησης που ακολουθεί η επιχείρηση, προχωρούμε στον υπολογισμό της αξίας απογραφής των ειδών.
-               Μετά τα παραπάνω προχωρούμε στο σχηματισμό του λογαριασμού Γενικής Εκμετάλλευσης. Κλείνουμε την ομάδα 2, με χρέωση των αντίστοιχων λογαριασμών Γενικής Εκμετάλλευσης, προαιρετικά με ανάλυση ανά κλάδο δραστηριότητας. Μετά την ομάδα 2 ακολουθεί η μεταφορά στη Γενική Εκμετάλλευση των εσόδων της ομάδας 7 και τέλος η μεταφορά των λογαριασμών εξόδων της ομάδας 6. Το κλείσιμο της ομάδας 6 γίνεται με χρέωση των αντίστοιχων λογαριασμών Γενικής Εκμετάλλευσης, αφού προηγουμένως έχει δημιουργηθεί το φύλλο μερισμού για το διαχωρισμό των δαπανών, ανάλογα με τον προορισμό τους σε έξοδα πωλήσεων, διοικητικής λειτουργίας, ερευνών κλπ.. Η ανάλυση γίνεται πρώτα ανά τμήμα της επιχείρησης και στη συνέχεια γίνεται η συγκέντρωση ανά λειτουργία.
-               Εκτυπώνουμε Αναλυτικό Ισοζύγιο τελευταίας βαθμίδας μετά από τις εγγραφές σύνταξης του λογαριασμού εκμετάλλευσης.
β.             Προσδιορισμός έκτακτων εσόδων και εξόδων
-               Στη συνέχεια προχωρούμε στην τακτοποίηση των επιχορηγήσεων παγίων οι οποίες λογίζονται αφαιρετικά του κόστους απόκτησης των παγίων. Τακτοποίηση επιχορηγήσεων, λογαριασμός 41 με μεταφορά στη χρέωσή του μέρους της επιχορήγησης που αντιστοιχεί στο ποσοστό των αποσβέσεων και πίστωση του 81.05, έκτακτα έσοδα.
-               Κατάσταση απαιτήσεων - υποχρεώσεων σε Ξ.Ν. και υπολογισμός συναλλαγματικών διαφορών τέλους χρήσης. Κάνουμε αποτίμηση των υποχρεώσεων και απαιτήσεων σε Ξ.Ν. (καταθέσεις, υπόλοιπα πελατών - προμηθευτών εξωτερικού, αξιόγραφα) και υπολογίζουμε πιθανές συναλλαγματικές διαφορές.
-               Προβλέψεις αποζημίωσης προσωπικού - Υπολογισμός προβλέψεων αποζημιώσεων προσωπικού, εάν συντρέχει λόγος (προσωπικό σε ηλικία συνταξιοδότησης).
γ.             Αποτελέσματα χρήσης
-               Συγκέντρωση αποτελεσματικών λογαριασμών για την εξεύρεση των αποτελεσμάτων.
-               Μετά το σχηματισμό του λογαριασμού εκμετάλλευσης ακολουθεί ο σχηματισμός των αποτελεσμάτων χρήσης. Μεταφέρονται τα υπόλοιπα όλων των λογαριασμών που ανήκουν στους πρωτοβάθμιους 80, 81, 82, 83, 84 και 85 στο λογαριασμό 86.
-               Στο λογαριασμό 86 καταλήγουμε στο καθαρό αποτέλεσμα της χρήσης και ανάλογα με το εάν είναι κέρδος ή ζημία, μεταφέρεται στον αντίστοιχο λογαριασμό του πρωτοβάθμιου 88.
-               Εκτύπωση Αναλυτικού Ισοζυγίου τελευταίας βαθμίδας μετά τις εγγραφές προσδιορισμού των καθαρών αποτελεσμάτων.
-               Τέλος προχωρούμε στη διανομή των κερδών ανάλογα με την απόφαση διανομής του Δ.Σ.
-               Ακολουθεί η εγγραφή τακτοποίησης των οφειλόμενων φόρων και υπολογισμού της νέας προκαταβολής του φόρου.
-               Ολοκλήρωση εγγραφών μέχρι τον προσδιορισμό των αποτελεσμάτων.
-               Σύνταξη Οριστικού Ισοζυγίου.

4.             Θεωρημένες εκτυπώσεις τέλους έτους
Μετά το πέρας όλων των εγγραφών κλεισίματος της προηγούμενης χρήσης και ανοίγματος της νέας, καθώς και τη σύνταξη του ισολογισμού μέσα στις νόμιμες προθεσμίες προχωρούμε στην εκτύπωση των παρακάτω θεωρημένων εκτυπώσεων.
-               Βιβλίο (Ημερολόγιο Εγγραφών Ισολογισμού).
-               Βιβλίο Απογραφών.
-               Γενικό Καθολικό.
                - Κατάσταση Απογραφής Ειδών.
                - Κατάσταση Απογραφής Πελατών (αναλυτική).
                - Κατάσταση Απογραφής Προμηθευτών (αναλυτική).
                - Κατάσταση Απογραφής Αξιογράφων (αναλυτική).
                - Κατάσταση εγγυητικών επιστολών.
                - Μητρώο Παγίων.
                - Κατάσταση Αποσβέσεων χρήσης.
Πριν από την έναρξη των θεωρημένων εκτυπώσεων θα πρέπει να προηγηθεί ενημέρωση προσωρινών εγγραφών στη Γενική Λογιστική.

ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΧΡΗΣΗΣ

ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΕΣ ΟΔΗΓΙΕΣ ΚΛΕΙΣΙΜΑΤΟΣ ΧΡΗΣΗΣ
1.             Κωδικοί Κίνησης που χρησιμοποιούνται στο κλείσιμο χρήσης
Κωδικός άρθρων τακτοποίησης
Χρησιμοποιείται ξεχωριστός κωδικός άρθρων, προκειμένου να διαχωριστούν τα άρθρα τακτοποίησης που γίνονται στην περίοδο κλεισίματος και πρέπει να περιληφθούν στο μηχανογραφημένο ισοζύγιο του ν.2459/97.
Κωδικός άρθρων αποσβέσεων παγίων
Χρησιμοποιείται ξεχωριστός κωδικός άρθρων ειδικά για τις αποσβέσεις γιατί εκτός από την ενημέρωση του μηχανογραφημένου ισοζυγίου θα εξυπηρετήσει σε περίπτωση γέφυρας από την ενότητα διαχείρισης παγίων.
Κωδικός άρθρων προσδιορισμού αποτελεσμάτων (εγγραφών κλεισίματος)
Χρησιμοποιείται ξεχωριστός κωδικός άρθρων για τα άρθρα προσδιορισμού των καθαρών αποτελεσμάτων (από 80 σε 86) προκειμένου να εκτυπωθεί ξεχωριστή κατάσταση ¨προσδιορισμού Αποτελεσμάτων Χρήσης¨με φίλτρο τον κωδικό κίνησης.
Κωδικός άρθρων Γενικής Εκμετάλλευσης
Χρησιμοποιείται ξεχωριστός κωδικός άρθρων με σκοπό να εκτυπώσουμε Ημερολόγιο Γενικής Εκμετάλλευσης και Φύλλο Μερισμού των γενικών εξόδων. (διαχωρισμός εξόδων κατά λειτουργία).
Κωδικός άρθρων απογραφής
Χρησιμοποιείται ξεχωριστός κωδικός άρθρων με αντισυμβαλλόμενο λογαριασμό για τα αυτόματα άρθρ ανοίγματος των βιβλίων στη νέα χρήση.
Κωδικός εγγραφών κλεισίματος
Χρησιμοποιείται ξεχωριστός κωδικός άρθρων με αντισυμβαλλόμενο λογαριασμό για την καταχώρηση των αυτόματων άρθρων κλεισίματος των υπολοίπων των βιβλίων για τη μεταφορά τους στην επόμενη χρήση.
Το πως πρέπει να είναι ορισμένοι οι παραπάνω κωδικοί κίνησης αναφέρεται στην παράγραφο που ακολουθεί.

2.             Προετοιμασία - Έλεγχος παραμέτρων Γενικής Λογιστικής
Πριν από την εκκίνηση της διαδικασίας καταχώρησης των εγγραφών τέλους χρήσης, θα πρέπει να προηγηθεί ο έλεγχος και η προετοιμασία της εφαρμογής για τη χωρίς προβλήματα ολοκλήρωση των διαδικασιών.
Συγκεκριμένα θα πρέπει να προηγηθούν οι παρακάτω εργασίες:
-               Έλεγχος παραμέτρων της κίνησης Εγγραφών Κλεισίματος Ισολογισμού.
                Ο κωδικός κίνησης που θα ελέγξετε στο βήμα αυτό αφορά τις μαζικές εγγραφές κλεισίματος, που θα εκτελέσετε αργότερα από την επιλογή του προγράμματος: Γενική Λογιστική - Βοηθητικές Εργασίες - Εγγραφές Κλεισίματος.
                Από την εργασία ¨Βοηθητικά Προγράμματα - Παράμετροι - Κινήσεις - Κινήσεις Γενικής Λογιστικής¨ελέγξτε τα flags της κίνησης Εγγραφών Κλεισίματος Ισολογισμού. Πρέπει να υπάρχουν flags στις θέσεις Νο 1 και Νο 4 και μόνο σ΄αυτές. Ελέγξτε επίσης το πεδίο Αντισυμβαλλόμενος λογαριασμός, το οποίο πρέπει να είναι κενό. Τέλος, βεβαιωθείται (στη στήλη Ημερολόγιο) ότι η κίνηση Κλεισίματος Ισολογισμού ενημερώνει το Ημερολόγιο που θέλετε (π.χ. Ημερολόγιο Εγγραφών Ισολογισμού).
-               Έλεγχος παραμέτρων της κίνησης Ανοίγματος Ισολογισμού.
                Ο κωδικός κίνησης που θα ελέγξετε στο βήμα αυτό θα χρησιμοποιηθεί για την αυτόματη δημιουργία άρθρων ανοίγματος ισολογισμού (Απογραφή Έναρξης) στην επιλογή Βοηθητικά Προγράμματα - Γενικές Εργασίες - Κλείσιμο Χρήσης - Μέθοδος Α - Μεταφορά Υπολοίπων.
                Από την εργασία ¨Βοηθητικά Προγράμματα - Παράμετροι - Κινήσεις - Κινήσεις Γενικής Λογιστικής¨ελέγχετε τα flags της κίνησης εγγραφών Ανοίγματος Ισολογισμού: Πρέπει να υπάρχει flag στη θέση Νο 5 και μόνο σ΄αυτή. Ιδιαίτερα υπογραμμίζεται ότι η θέση Νο 1 δεν πρέπει να έχει flag (αστεράκι).
                Στην ίδια πάντα κίνηση (Ανοίγματος Ισολογισμού) ελέγχετε, ώστε το πεδίο Αντισυμβαλλόμενος Λογαριασμός να έχει συμπληρωθεί με τον Αντισυμβαλλόμενο Λογαριασμό Ανοίγματος Ισολογισμού. Υπενθυμίζεται ότι σύμφωνα με το Ενιαίο Λογιστικό Σχέδιο τίθεται ο λογαριασμός 89.00.ΧΧΧ. Τέλος, βεβαιωθείται (στη στήλη Ημερολόγιο) ότι η κίνηση Ανοίγματος Ισολογισμού ενημερώνει το Ημερολόγιο που θέλετε.
-               ΄Ελεγχος παραμέτρων της κίνησης ¨τελικού¨ Κλεισίματος Ισολογισμού.
                Ο κωδικός κίνησης που θα ελέγξετε στο βήμα αυτό θα χρησιμοποιηθεί για την αυτόματη δημιουργία άρθρων ¨τελικού¨ κλεισίματος ισολογισμού.
                Με την κίνηση δηλαδή αυτή θα κλείσουν οριστικά (μηδενιστούν) τα υπόλοιπα του λογιστικού σχεδίου. Αυτό θα γίνει από την επιλογή Βοηθητικά Προγράμματα - Γενικές Εργασίες - Κλείσιμο Χρήσης - Μέθοδος Α - Μεταφορά Υπολοίπων.
                Από την εργασία ¨Βοηθητικά Προγράμματα - Παράμετροι - Κινήσεις - Κινήσεις Γενικής Λογιστικής¨, ελέγξτε τα flags της κίνησης ¨τελικού¨ Κλεισίματος Ισολογισμού. Πρέπει να υπάρχουν flags στις θέσεις Νο 1 και Νο 4 και μόνο σ΄αυτές. Ελέγχετε επίσης, εάν το πεδίο Αντισυμβαλλόμενος Λογαριασμός έχει συμπληρωθεί με τον κατάλληλο Αντισυμβαλλόμενο Λογαριασμό Κλεισίματος Ισολογισμού. Υπενθυμίζεται ότι σύμφωνα με το Ενιαίο Λογιστικό Σχέδιο τίθεται ο λογαριασμός 89.01.ΧΧΧ. Τέλος, βεβαιωθείτε (στη στήλη Ημερολόγιο) ότι η κίνηση ¨τελικού¨Κλεισίματος Ισολογισμού ενημερώνει το Ημερολόγιο που θέλετε.
Με την ολοκλήρωση των Ελέγχων Παραμέτρων τερματίζονται οι εργασίες προετοιμασίας για το κλείσιμο χρήσης. Ακολουθούν οι εγγραφές κλεισίματος και οι εργασίες αυτόματου κλεισίματος και ανοίγματος βιβλίων στην επόμενη χρήση.

3.             Διαδικασία αυτόματων εγγραφών κλεισίματος
Για την ταχύτερη εκτέλεση των εργασιών προσδιορισμού αποτελεσμάτων που αναφέρθηκαν, το ¨ΚΕΦΑΛΑΙΟ¨ ενσωματώνει ειδική διαδικασία, που βοηθάει στην αυτόματη καταχώρηση άρθρων κλεισίματος, σύμφωνα με τα τρέχοντα υπόλοιπα των αποτελεσματικών λογαριασμών της λογιστικής.
Για την εκτέλεση των αυτόματων εγγραφών κλεισίματος θα πρέπει να επιλέγετε την εργασία: ¨Γενική Λογιστική - Βοηθητικές Εργασίες - Εγγραφές  κλεισίματος¨.
Συμπληρώνετε διαδοχικά τα πεδία:
Ημερομηνία: Πληκτρολογείτε την ημερομηνία με την οποία θέλετε να καταχωρηθούν οι εγγραφές κλεισίματος (π.χ. 31.12.99).
Κωδ. Κίνησης: Με τη βοήθεια του πλήκτρου Tab επιλέγετε την κίνηση εγγραφών κλεισίματος ισολογισμού.
Παραστατικό: Συμπληρώνετε ελεύθερα το παραστατικό ή το λογιστικό σημείωμα βάσει του οποίου θα γίνουν οι εγγραφές κλεισίματος Ισολογισμού.
Αιτιολογία: Ομοίως συμπληρώνετε την αιτιολογία που θα χρησιμοποιήσει το ¨ΚΕΦΑΛΑΙΟ¨ Release 3 στις εγγραφές κλεισίματος που θα δημιουργηθούν αυτόματα.
Μεταφορά από Λογαριασμό:
                έως Λογαριασμό:
σε Λογαριασμό Χρεωστικό:
                Πιστωτικό:
Στα παραπάνω πεδία συμπληρώνετε την ομάδα ή τους συγκεκριμένους λογαριασμούς στους οποίους επιθυμείτε το μηδενισμό υπολοίπων και μεταφορά τους στους αντίστοιχους αποτελεσματικούς. Π.χ.:
Μεταφορά από Λογαριασμό:             20.00.000
                έως Λογαριασμό: 20.00.018
σε Λογαριασμό Χρεωστικό: 80.00.000
                Πιστωτικό:
Επιβεβαιώνετε, τέλος, την εκτέλεση της εργασίας (Ναι).
Θα επαναλάβετε την παραπάνω εργασία τόσες φορές όσες ομάδες ή συγκεκριμένους λογαριασμούς θέλετε να κλείσετε. Τα πεδία διαλόγου συμπληρώνονται με τον ίδιο πάντα τρόπο.
Παρατήρηση:
Με το πέρας των παραπάνω εργασιών μπορείτε να προβάλετε ή εκτυπώσετε Γενικό Καθολικό και Ισοζύγιο για τη 13η περίοδο (Ισολογισμού) επιλέγοντας την περίοδο ¨Κλείσιμο¨ στις αντίστοιχες εργασίες. Αντίστοιχα, μπορείτε να εκτυπώσετε ή προβάλετε Καταστάσεις Ελέγχου ή θεωρημένα Ημερολόγια που περιλαμβάνουν μόνο τις κινήσεις  εγγραφών Ισολογισμού.
4.             Διαδικασίες κλεισίματος και ανοίγματος βιβλίων
Με το πέρας όλων των εργασιών τέλους χρήσης, θα πρέπει σύμφωνα με το λογιστικό σχέδιο να γίνει με λογιστικές εγγραφές το τελικό κλείσιμο των βιβλίων (κλείσιμο υπολοίπων λογαριασμών ισολογισμού) και το άνοιγμα των βιβλίων της νέας χρήσης με αντίστοιχες ημερολογιακές εγγραφές έναρξης χρήσης (απογραφής).
Για τη μηχανογραφική εκτέλεση των διαδικασιών θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα:
-               Άνοιγμα Νέας Χρήσης
                Για την καταχώρηση των εγγραφών της νέας χρήσης θα πρέπει να δημιουργηθεί νέα εταιρεία. Η δημιουργία της νέας εταιρείας γίνεται από την επιλογή Βοηθητικά Προγράμματα -  Γενικές Εργασίες - Κλείσιμο Χρήσης - Μέθοδος Α - Άνοιγμα Νέας Χρήσης.
                Προβάλλεται ο πίνακας επιλογής των εταιρειών της εφαρμογής. Επιλέγετε μία κενή θέση για τη νέα εταιρεία στην οποία θα τηρήσετε τη νέα χρήση. Ακολούθως συμπληρώνετε διαδοχικά τα πεδία:

                Ονομασία εταιρείας:
                Συντομογραφία:
                Συνιστάται να θέσετε Ονομασία και Συντομογραφία τέτοια που να δείχνει σαφώς το έτος της νέας χρήσης (π.χ. Εμπορική Α.Ε. 1999 κλπ.).
                Αμέσως μετά τις καταχωρήσεις σας πιέζετε Esc και επιβεβαιώνετε την καταχώρηση των ¨αλλαγών¨ (με Ναι).
                Με την επιβεβαίωσή σας αρχίζει αυτόματα η αντιγραφή των αρχείων και προβάλλεται σε διάγραμμα η πορεία της διαδικασίας αντιγραφής.
-               Η δημιουργία νέας εταιρείας ολοκληρώνεται με την εμφάνιση του πίνακα Περιόδων Χρήσης.
                Στον πίνακα Περιόδων Χρήσης (που έχει εμφανιστεί αυτόματα στην οθόνη σας) καθορίζετε τα ονόματα και τις ημερομηνιακές περιόδους στις οποίες κατανέμεται η νέα χρήση σας.
                Το ¨ΚΕΦΑΛΑΙΟ¨ Release 3 προτείνει ως πιθανότερη κατανομή των περιόδων της νέας χρήσης την αντίστοιχη αυτής που εφαρμόσατε στην παλαιά χρήση. Έτσι ολοκληρώνετε ταχύτερα την εργασία σας. Τελειώνετε την εργασία με Esc. Αν έχετε μεταβάλει τις προτεινόμενες περιόδους, απαντήστε Ναι στην ερώτηση ¨Καταχώρηση αλλαγών¨.
-               Μετά την εκτέλεση των παραπάνω έχει δημιουργηθεί η εταιρεία που θα διαχειριστεί τα στοιχεία της νέας χρήσης, με τις ανάλογες περιόδους της. Η νέα εταιρεία περιέχει τα αρχεία και τις παραμέτρους της παρελθούσας χρήσης, χωρίς όμως οικονομικά στοιχεία και κινήσεις.
                Σε αυτό το σημείο μπορείτε να συνεχίσετε την εργασία και στις δύο χρήσεις ταυτόχρονα, μέχρι να ολοκληρώσετε τις εγγραφές στην παλαιά χρήση και να προχωρήσετε στη μεταφορά των υπολοίπων. Επίσης, σημειώστε ότι πριν προχωρήσετε στη Μεταφορά Υπολοίπων (Γενικής Λογιστικής) που περιγράφεται στην επόμενη παράγραφο, θα πρέπει να έχουν οριστικοποιηθεί όλες οι λογιστικές εγγραφές της παλιάς χρήσης.
-               Μεταφορά Υπολοίπων
                Με την εργασία ¨Μεταφορά Υπολοίπων¨ μεταφέρονται τα υπόλοιπα της προηγούμενης χρήσης στη νέα (νέα εταιρεία). Για να εκτελέσετε την εργασία θα πρέπει προηγουμένως να έχετε ολοκληρώσει κάθε λογιστική εκκρεμότητα και να αποφασίσετε το οριστικό λογιστικό κλείσιμο της παλιάς χρήσης.
Για τη μεταφορά των υπολοίπων θα πρέπει να εκτελέσετε προσεκτικά τα παρακάτω βήματα:
Βήμα 1ο:
Βεβαιώνεστε ότι εργάζεστε στην εταιρεία της παλαιάς χρήσης.
Βήμα 2ο:
Επιλέγετε την εργασία: ¨Βοηθητικά Προγράμματα - Γενικές Εργασίες - Κλείσιμο Χρήσης - Μέθοδος Α - Μεταφορά Υπολοίπων¨.
Προβάλλεται πίνακας με τις εταιρείες του προγράμματος.
Επιλέγετε την εταιρεία στην οποία γίνεται η διαχείριση της νέας χρήσης (προκειμένου να  μεταφερθούν σ΄αυτήν τα υπόλοιπα της παλαιάς χρήσης στην οποία εργάζεστε αυτή τη στιγμή).
Προβάλλεται αυτόματα πίνακας πολλαπλής επιλογής - Επιλογή ενοτήτων - στον οποίο εμφανίζονται οι ενότητες της εφαρμογής (Εμπορικής Διαχείρισης και Γενικής Λογιστικής). Επιλέγετε με το γνωστό σας τρόπο (¨φωτισμός¨ = επιλογή, ¨αποφωτισμός¨ = εξαίρεση) την ενότητα της Γενικής Λογιστικής.
-               Παράμετροι Γενικής Λογιστικής.
                Ειδικά για την ενότητα της Γενικής Λογιστικής, η εργασία Μεταφοράς Υπολοίπων, εκτός από την αυτόματη δημιουργία εγγραφών Απογραφής - Έναρξης (στην εταιρεία της νέας χρήσης), θα δημιουργήσει και άρθρα οριστικού κλεισίματος (πλήρης μηδενισμός υπολοίπων λογιστικού σχεδίου παλαιάς χρήσης). Για τις σχετικές εγγραφές θα χρησιμοποιηθούν κανονικά οι κινήσεις που ορίσατε νωρίτερα, στην παράγραφο Έλεγχος Παραμέτρων Γενικής Λογιστικής. (Υπενθυμίζεται ότι καθεμιά από τις κινήσεις αυτές έχει τον αντίστοιχό της αντισυμβαλλόμενο λογαριασμό).
Χειριστείτε τα πεδία Παραμέτρων Γενικής Λογιστικής:
Κωδικός κίνησης ανοίγματος ισολ. Γ.Λ.,
Κωδικός κίνησης κλεισίματος ισολ. Γ.Λ.,
ως εξής: θέτετε διαδοχικά - με τη βοήθεια του πλήκτρου Tab - τους κωδικούς κίνησης που θα χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία των αντίστοιχων άρθρων.
Ακολουθούν τα πεδία:
Παραστατικό ανοίγματος χρήσης:
Παραστατικό κλεισίματος χρήσης:
Ημερομηνία κινήσεων απογραφής:
΄Οπου: Στα πεδία παραστατικών θέτετε τα παραστατικά ή λογιστικά σημειώματα βάσει των οποίων θα διενεργηθούν οι αντίστοιχες εγγραφές ανοίγματος (στη νέα χρήση) και κλεισίματος (στην παλαιά χρήση). Συμπληρώνετε επίσης την ημερομηνία της νέας χρήσης, την οποία θέλετε να έχουν οι εγγραφές ανοίγματος Ισολογισμού (συνήθως τίθεται η πρώτη ημερομηνία της νέας χρήσης).
Να γίνει έλεγχος υπολοίπου μη μεταφερόμενων λογαριασμών, [Ν/Ο]?
Στο πεδίο αυτό απαντήστε Ν(=Ναι) προκειμένου να ελεγχθεί αυτόματα από το ¨ΚΕΦΑΛΑΙΟ¨ αν έχουν όντως κλείσει (και άρα έχουν μηδενικά υπόλοιπα) όλοι οι λογαριασμοί οι οποίοι δε μεταφέρονται στην επόμενη χρήση.
Έτσι, εάν το ¨ΚΕΦΑΛΑΙΟ¨ προβάλλει το προειδοποιητικό μήνυμα: ¨Ο Λογαριασμός ΧΧ - ΧΧ - ΧΧΧ δεν έχει κλείσει¨, σημαίνει ότι ο έλεγχος του προγράμματος βρήκε λογαριασμό που δε μεταφέρεται στην επόμενη χρήση αλλά έχει ακόμα λογιστικό υπόλοιπο.
Ο παραπάνω έλεγχος προηγείται της δημιουργίας άρθρων. Έτσι, εάν πράγματι προβληθεί κάποιο προειδοποιητικό μήνυμα, τότε η διαδικασία διακόπτεται χωρίς να έχει δημιουργηθεί καμία εγγραφή είτε στην παλαιά είτε στη νέα σας χρήση.
Άρα, εάν προβληθεί μήνυμα για κάποιο λογαριασμό, ενεργείτε ως εξής:
Σε περίπτωση που πράγματι θέλετε το λογιστικό υπόλοιπο του λογαριασμού να μεταφερθεί στη Νέα Χρήση, μετά τη διακοπή της εργασίας θα πρέπει να συνεχίσετε με την εργασία Γενική Λογιστική - Λογαριασμοί - Μεταβολές/Διαγραφές. Εκεί θέτετε Ν(αι) στο πεδίο - ερώτηση ¨Μεταφέρεται στην επόμενη χρήση?¨. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση αυτή, επαναλαμβάνετε την εργασία της μεταφοράς υπολοίπων για την ενότητα της Γενικής Λογιστικής.
Εάν δε θέλετε να μεταφερθεί το υπόλοιπο του λογαριασμού για τον οποίο προβλήθηκε μήνυμα, τότε μετά τη διακοπή της εργασίας Μεταφοράς Υπολοίπων θα πρέπει να καταχωρήσετε τις κατάλληλες λογιστικές εγγραφές προκειμένου να κλείσει το εκκρεμές λογιστικό υπόλοιπο. Ακολούθως  επαναλαμβάνετε την εργασία Μεταφοράς Υπολοίπων για την ενότητα της Γενικής Λογιστικής.
Η εργασία εκτελείται με την επιβεβαίωση [Ν(αι)] και δεν πρέπει να διακοπεί.